Verwerkersovereenkomst.

Partijen en status

Verwerker: Keijzer Media Works, Beerensteinerlaan 14, 1406 NS Bussum, KvK 71191747, 06 20299043, hierna "wij".
Verwerkingsverantwoordelijke: de klant die een account heeft op reels.keijzermediaworks.nl, hierna "je" of "de klant".

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij onze algemene voorwaarden en geldt vanaf het moment dat je een account aanmaakt. Je hoeft er niets voor te tekenen. Wil je toch een ondertekend exemplaar voor je eigen dossier, mail dan reels@keijzermediaworks.com en je krijgt het opgestuurd.

Deze afspraken gaan alleen over het beeldmateriaal dat je uploadt. Voor je eigen account- en factuurgegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke; hoe we daarmee omgaan staat in onze privacyverklaring.

1. Waar het over gaat

Doel en aard. Wij verwerken jouw beeldmateriaal met één doel: er een reel van maken die jij kunt downloaden. We knippen, versnellen en zetten de beelden om, en zetten er de naam of het logo van jouw kantoor bij. Meer doen we er niet mee.

Soort gegevens. Video-opnamen van woningen, binnen en buiten. Daarop kunnen personen, persoonlijke bezittingen, huisdieren, kentekens of naamplaatjes zichtbaar zijn. Daarnaast leg je per project het adres van de woning vast.

Betrokkenen. Eigenaren, bewoners en huurders van de woningen die je filmt, en anderen die toevallig in beeld komen.

Duur. Zolang je een account bij ons hebt. De bestanden zelf staan er veel korter: zie artikel 6.

2. Wij handelen alleen in jouw opdracht

We verwerken je beeldmateriaal uitsluitend volgens jouw instructies. Het gebruik van de app is die instructie: wat je uploadt en aantikt, verwerken we. We gebruiken je beelden niet voor eigen doeleinden, we verkopen ze niet, en we trainen er geen modellen mee.

Eén uitzondering, en die staat in de voorwaarden: we mogen een afgeronde reel tonen als voorbeeld van ons werk. Dat gebeurt op grond van artikel 9 van de algemene voorwaarden en dus met jouw toestemming; jij staat ervoor in dat je die toestemming mag geven. Wil je het niet, dan laat je dat weten en doen we het niet. De ruwe bronclips gebruiken we hier nooit voor, alleen de afgeronde reel.

Denken we dat een instructie van jou in strijd is met de privacywetgeving, dan melden we dat bij je en mogen we die instructie weigeren.

Wij verwerken je beeldmateriaal binnen de Europese Unie en dragen het niet over naar landen daarbuiten.

3. Wat jij garandeert

Jij bepaalt waarom en hoe er gefilmd wordt, dus jij bent verantwoordelijk voor de grondslag. Je garandeert dat je de beelden mag laten bewerken en dat je de betrokkenen hebt geïnformeerd zoals de wet vraagt. Spreekt iemand ons hierop aan, dan vrijwaar je ons.

4. Geheimhouding

Iedereen die bij ons toegang heeft tot je materiaal is tot geheimhouding verplicht. In de praktijk is dat één persoon: Roy Keijzer. Schakelen we iemand in, dan leggen we dezelfde plicht schriftelijk vast.

5. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Concreet:

• Al het verkeer met de app loopt over een versleutelde verbinding (https).
• Bestanden zijn alleen op te halen door het account waar ze bij horen; dat wordt bij elke download gecontroleerd.
• Wachtwoorden slaan we versleuteld op en kunnen wij niet lezen.
• De server staat achter een firewall en is alleen met een sleutel te benaderen.
• Bestanden worden automatisch verwijderd zodra de termijn uit artikel 6 verstrijkt; dat is een ingebouwde opruiming, geen handmatige actie.
• We maken back-ups van de administratie, niet van je beeldmateriaal.

Beveiliging is nooit af; we mogen deze maatregelen vervangen door maatregelen die minstens even goed zijn.

6. Hoe lang we je materiaal houden

• Bronclips: maximaal 48 uur na het uploaden, daarna automatisch weg.
• Afgeronde reels: 30 dagen, daarna automatisch weg.
• Projectgegevens (adres, datum, kosten): zolang je klant bent, en daarna zo lang als de belastingwetgeving ons verplicht.

Wil je iets eerder verwijderd hebben, dan doen we dat op je verzoek. Stopt onze samenwerking, dan verwijderen we het resterende beeldmateriaal; wat we wettelijk moeten bewaren, bewaren we alleen daarvoor.

7. Anderen die we inschakelen

Voor het bewaren en verwerken van je beeldmateriaal schakelen we één partij in:

• Hetzner Online GmbH (Duitsland) — de server waarop de app draait en waar je bestanden staan.

Je gaat hiermee akkoord. De partijen die we voor onze eigen administratie gebruiken — Mollie, WeFact en Google Workspace — krijgen je beeldmateriaal niet te zien; die staan in onze privacyverklaring.

Willen we een andere of extra partij inschakelen voor het beeldmateriaal, dan laten we je dat vooraf per e-mail weten. Ben je het er niet mee eens, dan kun je bezwaar maken en de overeenkomst beëindigen; ongebruikte credits krijg je terug.

8. Als er iets misgaat

Ontdekken we een datalek waarbij jouw materiaal betrokken is, dan melden we dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 24 uur bij jou, met alles wat we op dat moment weten: wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft, wat de vermoedelijke gevolgen zijn en wat we eraan doen. Jij beslist of er een melding naar de Autoriteit Persoonsgegevens of naar betrokkenen gaat; wij melden niet zelf, want dat is jouw rol. We helpen je met de informatie die je daarvoor nodig hebt.

9. Hulp bij verzoeken en verplichtingen

Krijg je een verzoek van iemand die wil weten welke gegevens je van hem hebt, of die verwijdering wil, dan helpen we je daarbij. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen we het door naar jou en beantwoorden we het niet zelf.

We helpen je ook bij een beoordeling van de risico's van deze verwerking als je die moet maken. Kost dat meer dan een redelijke inspanning, dan mogen we daarvoor kosten in rekening brengen; dat zeggen we vooraf.

10. Controle

Je mag controleren of we ons aan deze afspraken houden. Op verzoek geven we je alle informatie die daarvoor nodig is. Wil je een audit door een onafhankelijke deskundige, dan kan dat één keer per jaar, na overleg over het moment en de omvang, en op jouw kosten. Blijkt uit de audit dat we tekortschieten, dan lossen we het op en betalen wij de kosten.

11. Aansprakelijkheid en duur

De aansprakelijkheidsbeperking uit artikel 12 van de algemene voorwaarden geldt ook hier, behalve waar de wet dat niet toestaat: voor boetes die de toezichthouder rechtstreeks aan een van ons oplegt, draagt ieder zijn eigen last.

Deze overeenkomst loopt zolang wij beeldmateriaal voor je verwerken en eindigt vanzelf als je account is beëindigd en het materiaal is verwijderd. De artikelen over geheimhouding en aansprakelijkheid blijven daarna gelden.

12. Wijzigingen en recht

We mogen deze overeenkomst aanpassen als de wet of onze werkwijze daarom vraagt. Bij ingrijpende wijzigingen laten we het vooraf per e-mail weten. Nederlands recht is van toepassing.